A veces, por decisión propia o por circunstancias del mercado, una sociedad puede dejar de operar durante un tiempo. Si tienes una empresa y te planteas pausar su actividad, o simplemente te interesa saber qué implica tener una sociedad inactiva, aquí te contamos qué significa, qué obligaciones conlleva y cómo puedes gestionarla.
Introducción a las sociedades inactivas
Cuando una empresa deja de tener actividad, no desaparece del mapa, en realidad sigue existiendo, aunque no facture ni tenga empleados. Esto es más habitual de lo que parece, pues muchas sociedades optan por la inactividad para no cerrar definitivamente o simplemente porque no quieren perder el trabajo y la inversión que supuso crearla.
Definición y características de una sociedad inactiva
Una sociedad inactiva es básicamente una empresa que ha dejado de realizar su actividad económica pero que sigue inscrita en el Registro Mercantil y mantiene su objeto social. No genera ingresos ni gastos, pero sigue teniendo vida legal, y para que la administración lo sepa, hay que comunicar el cese de actividad a la Agencia Tributaria presentando el modelo 036. Así, la empresa queda oficialmente en pausa, aunque no se haya disuelto.
Este paso es importante para evitar problemas, pues si no se notifica la inactividad, Hacienda puede exigir declaraciones y pagos como si la empresa siguiera funcionando. Por eso conviene dejarlo todo bien atado desde el principio.
Razones para dejar una sociedad inactiva
No siempre es por culpa de una mala noticia. A veces, los socios deciden parar porque el negocio no va como esperaban, o porque quieren buscar nuevas oportunidades sin perder la sociedad. Otras veces, la inactividad es una forma de ganar tiempo para reorganizarse, buscar financiación o cambiar el rumbo del proyecto. Sea cual sea el motivo, lo importante es saber que la inactividad no es definitiva y puedes reactivar la empresa cuando quieras, o decidir más adelante si la disuelves.
Obligaciones fiscales y legales de las sociedades inactivas
Poner en pausa una empresa no es olvidarte de ella, porque aunque no tenga actividad, la sociedad sigue teniendo deberes ante la Agencia Tributaria y el Registro Mercantil. Cumplir con estas obligaciones es la mejor forma de evitar sanciones y mantener la empresa lista para cualquier decisión futura.
Obligaciones fiscales ante la Agencia Tributaria
Aunque la empresa esté inactiva, hay que seguir presentando el impuesto de sociedades cada año. En la declaración se indica que no ha habido actividad, pero el trámite es obligatorio. Además, si hay algún cambio relevante, como el domicilio social o los administradores, hay que actualizarlo mediante el modelo 036. Por cierto, no hacerlo puede acarrear multas y complicaciones administrativas.
Por otro lado, la inactividad exime de presentar declaraciones trimestrales de IVA o retenciones, pero solo si se ha comunicado correctamente el cese de actividad.
Registro Mercantil y cuentas anuales
El Registro Mercantil exige que todas las sociedades, así no estén activas, presenten sus cuentas anuales. Si la empresa no ha tenido movimientos, las cuentas se presentan en blanco, pero el trámite sigue siendo obligatorio. No hacerlo puede suponer el cierre registral, lo que complica cualquier gestión posterior.
Este tipo de obligaciones pueden parecer una molestia, pero son la garantía de que la sociedad sigue existiendo legalmente y está al día con la administración.
Proceso para declarar una sociedad inactiva
Si decides dejar la empresa en pausa, hay que seguir unos pasos fáciles pero imprescindibles.
Pasos para comunicar el cese de actividad
El primer paso es informar a la Agencia Tributaria del cese de actividad presentando el modelo 036. Este trámite es rápido y permite dejar constancia oficial de que la empresa no está operando. Por otro lado, si la sociedad tenía trabajadores, también hay que comunicar la situación a la Seguridad Social para evitar cotizaciones innecesarias.
Además, conviene dejar constancia en el Registro Mercantil de cualquier cambio relevante. Así, todo queda reflejado y la empresa sigue en regla.
Mantenimiento durante el periodo de inactividad
Durante el periodo de inactividad, la sociedad debe seguir presentando el impuesto de sociedades y las cuentas anuales. También es importante conservar la documentación contable y fiscal, por si la administración la solicita en algún momento.
Reactivación y disolución de sociedades inactivas
Como te decíamos antes, puedes reactivar la empresa cuando lo necesites, o bien optar por la disolución si ves que no tiene sentido mantenerla.
Cómo reactivar una sociedad inactiva
Si decides volver a la actividad, solo tienes que comunicarlo a la Agencia Tributaria mediante el modelo 036 y actualizar la situación en el Registro Mercantil. Si la empresa va a contratar personal, también tendrás que gestionar el alta en la Seguridad Social y a partir de ahí, la sociedad recupera todas sus obligaciones fiscales y laborales habituales.
La reactivación es sencilla si durante la inactividad has cumplido con los trámites básicos, por eso merece la pena mantener la empresa en regla.
Disolución y liquidación de la sociedad
Si prefieres cerrar la etapa, puedes disolver y liquidar la sociedad; para ello, hay que convocar una junta general de socios, aprobar la disolución y liquidar los bienes y deudas. Después se solicita la cancelación en el Registro Mercantil, este proceso pone fin a las obligaciones y libera a los socios de futuras responsabilidades, aunque requiere cumplir con algunos trámites y puede tener costes asociados.
Asesoramiento y recursos para la gestión de sociedades inactivas
Gestionar una sociedad inactiva tiene detalles legales y fiscales que conviene no pasar por alto. Aquí es donde contar con ayuda profesional resulta como una buena inversión para evitar errores y tomar decisiones con tranquilidad.
Importancia del asesoramiento legal y fiscal
Un asesor especializado puede ayudarte a cumplir con todas las obligaciones y valorar si te interesa mantener la sociedad inactiva, reactivarla o disolverla. Además, existen recursos útiles en los portales de la Agencia Tributaria y el Registro Mercantil, donde puedes consultar guías y resolver dudas frecuentes.
Si tienes claro el camino, perfecto. Si no, pedir consejo es la mejor forma de evitar sorpresas y gestionar tu empresa con seguridad.
Tener una sociedad inactiva en España es una opción válida y práctica para quienes quieren mantener abierta la puerta a nuevas oportunidades sin perder lo construido. Eso sí, debes cumplir con las obligaciones mínimas y no descuidar los trámites. Así, tu empresa estará siempre lista para lo que decidas hacer con ella.
