Constituir una sociedad limitada en España es relativamente sencillo, siempre y cuando entiendas bien cómo es el proceso y qué requisitos se deben cumplir, tanto legales como administrativos. En este artículo, te explicamos en detalle los documentos necesarios y el procedimiento para registrar tu S.L.
Documentos necesarios para constituir una sociedad limitada
Como mencionamos en la introducción, para constituir una sociedad limitada, es imprescindible tener los documentos que garantizan su legalidad y correcto registro.
Certificado de denominación social
El certificado de nombre social es el documento que confirma que la denominación seleccionada para la empresa está libre y no ha sido inscrita por otra entidad. Para conseguirlo:
- Ingresa al sitio web del Registro Mercantil Central.
- Pide hasta cinco opciones de nombres para la compañía.
- La inscripción comprobará la disponibilidad y generará un certificado con la razón social autorizada.
Estatutos de la sociedad
Los estatutos sociales constituyen el conjunto de reglas internas que rigen el funcionamiento de la compañía. Su redacción tiene como propósito prevenir conflictos entre socios y asegurar el adecuado funcionamiento del negocio. El contenido esencial de los mismos es:
- Denominación social aprobada.
- Domicilio social de la empresa.
- Objeto social (actividad a desarrollar).
- Duración de la sociedad.
- Capital social.
- Estructura de administración (administrador único, solidario o consejo de administración).
- Normas de transmisión de participaciones sociales.
Certificado bancario de depósito del capital social
El capital social de una sociedad limitada es el importe inicial con el que se pone en marcha la empresa. Para acreditar su depósito, se necesita un certificado bancario que indique que la cantidad ha sido ingresada en una cuenta a nombre de la sociedad en constitución. El certificado se obtiene de la siguiente manera:
- Crear una cuenta bancaria a nombre de la sociedad en constitución.
- Ingresar el capital mínimo exigido.
- Solicitar el certificado bancario de aportación de capital.
Documentos de identificación de los socios
Todos los socios deben presentar una copia de su documento de identidad para completar la inscripción de la sociedad. Dependiendo de su nacionalidad y situación, estos documentos pueden ser:
- DNI o NIE para ciudadanos españoles y extranjeros residentes en España.
- Pasaporte para socios extranjeros no residentes.
- Número de Identificación de Extranjero (NIE) si el socio es extranjero y posee participación en la empresa.
Declaración de actividad económica
La declaración censal o modelo 036/037 es un documento obligatorio para informar a Hacienda sobre la actividad económica de la empresa. Pasos para presentar la declaración:
- Completar el modelo 036 o el modelo 03, según corresponda.
- Indicar el código del IAE (Impuesto de Actividades Económicas) que se relaciona con la actividad de la empresa.
- Presentarlo en la Agencia Tributaria de forma telemática o presencial.
Permiso de funcionamiento y licencias específicas según el sector
Finalmente, dependiendo de la actividad que desarrolle la sociedad, será necesario obtener permisos o licencias adicionales, por ejemplo:
- Licencia de apertura y funcionamiento (para locales comerciales, oficinas y establecimientos físicos).
- Licencia sanitaria (para empresas del sector alimentario o farmacéutico).
- Autorización medioambiental (si la actividad tiene impacto en el entorno).
- Registro en organismos específicos (como la Agencia Española de Medicamentos, en caso de empresas del sector farmacéutico).
Recomendaciones para mantener en orden la documentación de tu S.L.
Como verás, no son pocos los documentos, y todos son muy importantes. Por esto, gestionar correctamente la documentación de una sociedad es necesario para evitar problemas legales, facilitar auditorías y mejorar la eficiencia administrativa. Para ello, estas son algunas de las mejores prácticas:
- Revisar la documentación fiscal y contable mensualmente o cada determinado tiempo.
- Realizar continuamente actualizaciones de los estatutos y acuerdos societarios cuando sea necesario.
- Renovar permisos y licencias antes de su vencimiento.
- Actualizar los datos de los socios y administradores.
- Mantener copias digitales en la nube y un respaldo físico en una ubicación segura.
- Utilizar algún tipo de software de gestión documental que haga más sencilla la organización y el acceso a documentación importante.
- Para documentos confidenciales (contratos, escrituras, nóminas), llevar un control de quién accede y cuándo.
Pasos para crear una sociedad limitada
Ahora que sabes cuáles son los documentos necesarios para constituir una sociedad limitada y cuáles son las mejores prácticas para llevar su control, seguramente te preguntes cómo crear dicha sociedad. Te lo explicamos:
Registro del nombre de la empresa
El primer paso consiste en seleccionar un nombre distintivo para tu empresa y solicitar el Certificado de Denominación Social en el Registro Mercantil Central.
- El nombre tiene que ser único y no debe estar registrado por otra compañía.
- Lo recomendable es presentar varias opciones en la solicitud por si el nombre elegido ya está ocupado.
- El Registro Mercantil emitirá el certificado si el nombre está disponible, con una validez de seis meses (renovable una vez).
Apertura de la cuenta bancaria y consignación del capital social
Es necesario ingresar el capital social mínimo en una cuenta bancaria a nombre de la sociedad que se está formando. Una vez hecho el depósito, el banco emitirá un certificado que lo acredite, el cual luego debe presentarse ante notario.
Redacción y firma de los estatutos sociales
Como explicábamos más arriba, la redacción y firma de los estatutos sociales en una sociedad limitada es el proceso legal donde se establecen las normas internas de la empresa. Incluyen el objeto social, capital, administración y derechos de socios. Se firman ante notario y se inscriben en el Registro Mercantil para su validez jurídica.
Obtención del NIF provisional y alta en el IAE
Luego de firmar la escritura pública, es necesario solicitar el NIF provisional (Número de Identificación Fiscal) en la Agencia Tributaria. El NIF provisional habilita para iniciar actividades mientras se gestiona el definitivo.
Además, es necesario registrarse en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE), aunque las compañías con ingresos anuales inferiores a 1 millón de euros estén exentas de su pago.
Inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil
El próximo paso consiste en registrar la empresa en el Registro Mercantil de la provincia donde se encuentre su sede social. Este procedimiento debe llevarse a cabo dentro de los dos meses siguientes a la firma de la escritura de constitución. La inscripción le otorga personalidad jurídica a la S.L., permitiéndole operar legalmente.
Una vez inscrita, el Registro Mercantil emitirá el Número de Registro Mercantil, que acredita la existencia oficial de la empresa.
Obtención del NIF definitivo
Por último, el paso final para constituir una sociedad limitada es pedir el NIF definitivo en la Agencia Tributaria. Para obtenerlo, es necesario presentar el documento de constitución que esté registrado en el Registro Mercantil.
Conclusiones
En conclusión, crear una sociedad limitada parece un proceso complejo al principio. Pero la realidad es que solo hace falta un poco de organización y orden. Con una buena planificación y el asesoramiento adecuado, tu S.L. estará lista para operar con todas las garantías legales.
