El cumplimiento de las obligaciones laborales no solo es un requisito legal, también es fundamental para el adecuado desempeño de cualquier sociedad limitada. ¿Por qué? Porque solo cumpliendo con las exigencias legales y fiscales es posible evitar multas o sanciones. ¿Quieres aprender más al respecto? Sigue leyendo que te lo explicamos.
Clasificación de las obligaciones laborales de una S.L.
Para entender cuáles son las obligaciones laborales de una S.L., primero hay que saber que estas se pueden dividir en varias categorías.
Obligaciones ante la Seguridad Social
Alta de la empresa y los empleados
Para operar de forma legal, una S.L. debe llevar a cabo la inscripción de la empresa en la Seguridad Social y conseguir el Código de Cuenta de Cotización (CCC). Este procedimiento se lleva a cabo en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS).
Cuando se contrata personal, la compañía debe registrar a cada trabajador en la Seguridad Social antes de que comience su labor. El trámite es posible realizarlo de dos formas distintas, desde el Sistema RED o en la oficina virtual de la Seguridad Social utilizando el formulario de alta.
Pago de cuotas y seguros sociales
Todos los empresarios están obligados a pagar mensualmente las cuotas de la Seguridad Social de cada empleado. Es decir, sus aportaciones, las descontadas de su salario y las contribuciones del empresario.
Obligaciones con los empleados
Contratación y condiciones de empleo
Toda S.L. debe formalizar los contratos laborales conforme a la normativa vigente, informando a los empleados sobre sus derechos y obligaciones.
Nóminas y retribuciones
Cada mes, la empresa debe generar las nóminas y reflejar en ellas los conceptos salariales, retenciones y cotizaciones sociales.
Seguridad y salud en el trabajo
Las compañías deben asegurar un ambiente laboral seguro, cumpliendo con la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
Obligaciones fiscales y contables
Impuestos a cumplir por la empresa y los empleados
- Impuesto sobre sociedades
- IRPF de los empleados
- IVA si la actividad lo requiere.
Registros contables necesarios en una S.L.
Es obligatorio llevar libros contables actualizados, como el Libro Diario, Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, y Libro de Registro de Facturas Emitidas y Recibidas.
Frecuencia y plazos de cumplimiento de obligaciones
El cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales de una S.L. sigue plazos específicos, que permiten llevar un orden y un control, por lo que deben respetarse siempre para evitar sanciones. Los impuestos que deben declararse trimestral y anualmente en fechas establecidas son:
- IRPF
- Impuesto sobre sociedades (IS)
- IVA
Por otro lado, los plazos para la gestión de empleados son:
- Altas en la Seguridad Social: Deben tramitarse antes de que el trabajador inicie su actividad para evitar sanciones.
- Informe de plantilla media: Permite evaluar la evolución del personal contratado y debe generarse periódicamente.
Es esencial, y enfatizamos en esencial, gestionar correctamente estos procesos y asegurarse de recibir la resolución de alta, que confirma la afiliación del empleado.
Pasos para la correcta alta de empleados en una S.L.
Como todo a la hora de gestionar una empresa, dar de alta a un trabajador requiere de un proceso bastante específico. Te lo explicamos:
Formalización del contrato de trabajo
Antes de que el trabajador inicie su actividad, la empresa debe:
- Seleccionar el tipo de contrato más adecuado según la relación laboral (indefinido, temporal, de formación, en prácticas, etc.).
- Establecer las condiciones laborales, incluyendo jornada, salario, categoría profesional y funciones.
- Inscribir el contrato en el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) dentro del tiempo determinado, garantizando su respaldo legal.
Alta del empleado en la Seguridad Social
Una vez firmado el contrato, la empresa debe tramitar el alta del trabajador en la Seguridad Social a través de las opciones mencionadas un poco más arriba en este post. Este proceso es obligatorio y debe completarse antes de que el empleado comience a desempeñar sus funciones. La inscripción garantiza la cobertura de prestaciones como asistencia sanitaria, jubilación y desempleo.
Cumplimiento de obligaciones fiscales y contables
Claro está que el alta de un empleado conlleva responsabilidades fiscales y contables que deben ser gestionadas correctamente:
- Aplicar la retención del IRPF en la nómina del trabajador y declararlo ante la Agencia Tributaria.
- Incorporar al empleado en el informe de la plantilla media de trabajadores activos.
- Mantener actualizados los libros contables y los registros de Seguridad Social.
Aspectos legales y prácticos del respeto a las obligaciones laborales
Ha quedado bastante claro que, para que una sociedad limitada cumpla con sus obligaciones laborales de manera efectiva, es fundamental entender todos los aspectos relacionados con la contratación, la gestión de nóminas y el registro del tiempo de trabajo. Y por eso te los explicamos:
Formalización y elementos fundamentales del contrato laboral
- Datos del trabajador y del empleador que identifiquen a ambas partes.
- Tipo de contrato y su extensión, indicando si es permanente, temporal, de formación, entre otras modalidades.
- Condiciones de trabajo, detallando jornada, horario y remuneración.
- Derechos y obligaciones de ambas partes, incluyendo cláusulas sobre despido y preaviso.
Gestión eficiente de la nómina y cumplimiento de pagos
El pago de salarios debe realizarse conforme a la normativa vigente, considerando:
- Cálculo preciso del salario bruto y neto, reflejando deducciones como cotizaciones y retenciones fiscales.
- Retención del IRPF y su declaración ante la Agencia Tributaria.
- Entrega puntual de nóminas a los empleados, cumpliendo con el formato legal exigido.
- Registro contable adecuado de los pagos salariales para asegurar el cumplimiento fiscal.
Registro de jornada laboral y control del tiempo de trabajo
Desde la reforma laboral de 2019, las empresas están obligadas a llevar un control detallado de la jornada de sus empleados. Para ello, es necesario:
- Registrar las horas trabajadas, incluyendo descansos y horas extras.
- Conservar los registros durante un mínimo de cuatro años, en caso de inspecciones.
- Garantizar el cumplimiento de la normativa sobre descansos y jornada máxima permitida.
Conclusiones
En conclusión, cumplir con las obligaciones laborales en una S.L. es esencial para prevenir sanciones y asegurar un ambiente de trabajo legal y seguro. Cada uno de los puntos y aspectos señalados en este post es igual de relevante y esencial para el correcto funcionamiento del emprendimiento. En última instancia, la gestión eficaz de estas resguarda tanto al trabajador como a la organización.
